Optælling af stemmer ved en generalforsamling er et spørgsmål om tillid. Det er i alles interesse; ejergruppen, ejerforeningen og bestyrelsens, og vigtigt, at afstemninger med økonomiske konsekvenser for ejerne bliver behørigt gennemført og dokumenteret.
- Hvem står for optællingen?
- Hvor finder optællingen sted?
- Hvordan dokumenteres optællingen?
- Gemmes stemmesedlerne til senere dokumentation?
- Hvor opbevares den nødvendige dokumentation af afstemningen?
- Har du som ejer tillid til afviklingen af afstemningen og dokumentationen af denne?
Vi kan kun anbefale, at der ved valg findes to ejere fra salen, som overværer optællingen af stemmer. Det er bedst og sikrest med en person, som er for en vedtagelse af projektet og en person som er imod eller skeptisk overfor projektet. Det er sædvanligvis referenten eller ordstyren, som optæller stemmerne.
Optællingen skal foregå i salen. Det vil selvfølgelig medføre en pause, imens optællingen foregår. Men det er langt at foretrække frem for uklarhed om afstemningen, hvis beslutningen senere ender ved domstolene.
Via vores netværk kender vi til en sag, hvor en advokat tog alle stemmesedler ind i et andet rum, hvor vedkommende alene foretog optællingen af stemmer. Efterfølgende blev generalforsamlingen informeret om, at projektet var vedtaget. I dette tilfælde fandtes der et mindretal af ejere, der var imod projektet. Optællingen af stemmer i et separat lokale gav ikke tillid til afstemningen.
I samme sag blev følgende fremført i retten og efterfølgende medtaget i domskriftet Citat: ”Det gøres gældende, at i fald sagsøgte ikke har opbevaret stemmesedlerne ej kan dokumentere at der var det til generalforsamlingsbeslutningen påkrævede flertal, skal det alene komme sagsøgte til skade, særligt når der er rejst og stedse fastholdt indsigelser imod beslutningen.” Citat slut. Derfor er det vigtigt at afstemningen er behørigt gennemført og efterfølgende er dokumenteret i form af de oprindelige stemmesedler, som opbevares, indtil forældelsesfristen for en indsigelse imod projektet ved domstolene er passeret.
Bestyrelsen og ejerne skal være opmærksom på, at der ikke findes lovgivning eller retningslinjer for opbevarelse af de originale stemmesedler fra en afstemning. Derfor er det en god ide at aftale med administrator, at stemmesedlerne vedrørende vedtagelse af nybyg-/renoveringsprojekter opbevares i fem år, som er det tidsrum der står i regnskabsloven for opbevarelse af dokumentation. I fald der bliver en retssag, vil det være i alles interesse at de originale stemmesedler er tilgængelige.
Kilder